Vom Indianerdorf zur Römerstadt: GeoXantike 2015

Frühe Ankündigung

Bereits beim TipiTipiTap Event im Juni diesen Jahres wurden Karten verteilt, die auf ein großes Ereignis im Juni 2015 hinwiesen. Freihalten sollte man sich den 6. Juni und gleich war mir klar, dass hier weitsichtig vorgeplant wurde, denn dieses Datum ist geradezu perfekt für ein MEGA-Event: Pfingstferien in einigen Bundesländern und zudem davon noch in vielen Ländern ein Feiertag. Nachdem das damals 17-köpfige Orgateam in Geldern bewiesen hat, dass es perfekte Planung und Organisation an außergewöhnlicher Location beherrscht, trug ich mir diesen Termin natürlich gleich in den Kalender ein.

Reise in die Antike

Als der Schleier gelüftet wurde, war ersichtlich, dass es wieder eine Zeitreise geben würde: vom Indianerdorf zu Römerstadt, so heißt es im Listing der GeoXantike. Man hatte in Xanten am Niederrhein einmal wieder einen ganz außergewöhnlichen Ort gefunden: den LVR- Archäologischen Park Xanten (später kurz APX genannt), einen geschichtsträchtigen Ort den allein zu besuchen bereits eine Reise wert scheint.

Ganz im Sinne des Events präsentieren sich die Organisatoren bereits auf der Website.

Bewerbung zum Project-Event

Mit all seinen außergewöhnlichen Ideen hatte sich das Team auch dafür beworben, den Status „Project Event“ zu bekommen.

Beim GIGA am 15. August standen die drei Bewerbergruppen  vor der Bühne des Münchner Olympiastadions. Zitternd wartete man die Verkündigung durch das Project-Komitee ab: voller Freude waren die Geldener, als sie den Zuschlag erhielten und stürmten die Bühne.

 Project

Interview mit den Loerheidegeistern

Dass ein MEGA auch Mega-Arbeit macht, liegt auf der Hand. Was machen eigentlich die Vorbereitungen für das Römerevent?

Diese Fragen konnte ich den Loerheidegeistern am Sonntag, dem 12. Oktober stellen, denn auf dem Rückweg vom „Schattenwesenland“ haben sie meine Letterbox besucht und ließen sich einen Kaffee im Wuselhaushalt nicht entgehen.

 Loerheidegeister

Heike, bist du die Initiatorin dieser Events und Chefin des Orgateams?

Nun ja, man nennt mich seit dem Tipi „Häuptling“, denn die Initiative ein MEGA in unserer Region zu starten ging schon von mir aus. Aber ich sehe mich nicht als Chefin, eher als Koordinatorin!!!!! Bei uns gibt es keinen Chef! Die Idee entstand eigentlich bereits 2012 in Leipzig. Seit diesem Zeitpunkt habe wir ein Jahr lang jedes MEGA besucht, die Orga-Teams gelöchert. Wir haben uns informiert welche Arbeiten anfallen, welche Vorschriften zu beachten sind und welche Probleme auftauchen können. So konnten wir uns die Erfahrung der anderen Teams zunutze machen und aus deren Fehlern lernen.

 In vielen Orga-Teams hat es gekriselt und Unstimmigkeiten gegeben bis hin zum Verlassen der Gruppe – kein Wunder wenn quasi Laien sich mit einem solch großen Projekt beschäftigen. Wie sieht es mit eurem Orga-Team aus?

Das CacherTeamGeldern entstand eigentlich aus unserem Gelderner Stammtisch. Wir sind froh, dass die Stimmung im Team gut ist. Es haben zwar 4 Teammitglieder aus zeitlichen Gründen nach TTT in der Orga aufgehört, werden uns aber als Helfer beim Event unterstützen. Dafür sind drei neue Mitglieder, die beim letzten Mal Helfer waren dazu gekommen. Ich denke, es klappt so gut bei uns weil wir eine klare Linie haben, eindeutige Aufgabengebiete. Das Problem besteht meist darin, dass jeder meint, überall mitreden zu müssen. Wir haben dies von Anfang an abgesprochen und geklärt. Jeder ist kompetent in seinen Aufgabenbereichen, auf den Orga-Treffs informieren wir uns immer gegenseitig über den aktuellen Stand und entscheiden gegebenenfalls auch gemeinsam über verschiedene Themen. Ansonsten hat jeder freie Hand innerhalb seines Aufgabenbereichs und ist dort auch entscheidungsberechtigt.

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Als ihr letztes Jahr beim TipiTipiTap die Visitenkarten mit Datum verteilt habt, war die Idee der Geoxantike schon geboren? Wie seid ihr auf die Idee gekommen und welche Unterstützung habt ihr aus der Region?

Ja die Idee war schon lange geboren, mit TipiTipiTap haben wir zunächst sozusagen ein „Übungs-MEGA“ organisiert.

Jedoch war bis 14 Tage vor der Entscheidung in München noch nicht klar, ob es eine GeoXantike oder ein Tipi 2 geben wird. Das lag einfach daran, dass wir einfach eine bestimmte Anzahl an Eventbesucher würden haben müssen um das Event im APX stattfinden lassen zu können. Wir wünschten uns sehr, den Status „Project-Event“ zu erhalten, denn nur bei diesem Status hätten wir die Chancen auf höhere Besucherzahlen die wir zur Finanzierung des Projekts brauchen. Da aber unser Kooperationspartner, TIX (Tourist Info Xanten) so begeistert von der Idee des MEGAS war, sagte man uns eine alternative Location im Falle geringer Besucherzahlen zu, so dass wir dann in München die GeoXantike bewerben konnten, auch ohne dass wir wussten ob unsere Bewerbung erfolgreich sein würde. Schließlich hatten wir mit dem Gutenberg-Event in Mainz und dem MEGA am Meer zwei starke Mitbewerber.

Auf der Website stellt ihr euch bereits in Toga vor. Ist für das Event Ähnliches geplant?

Mit Togas werden wir uns nicht präsentieren denn diese originalgetreue Kleidung des Römermuseums durften nur für die Fotos auf unseren Website unter Aufsicht des Parkpersonals angezogen werden. Wir werden uns aber zur Abendveranstaltung mit goldenen Lorbeerkränzen schmücken. Aber natürlich wird der Tag ganz im Stile der Römer organisiert sein.

Alleine in dieser Römerstadt den Tag zu verbringen wird eine einzigartige Erfahrung sein.

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Mit welchen Vorbereitungen seid ihr momentan beschäftigt?

Im Augenblick geht jeder seinen Aufgabengebieten nach. Wir sind gerade dabei, die Event-Shirts auszusuchen, denn im Dezember öffnet der Webshop. Die Coins werden wie im beim Tipi-EVent von Claudia Siebauer, mygeocoin.de, designt. Es war für uns von Anfang an klar, dass wir wieder mit ihr zusammen arbeiten werden, denn ihre Designs sind wunderschön, sie geht auf unsere Wünsche, Ideen und Vorgaben ein und liefert immer eine Spitzenqualität.

Natürlich werden auch die Event-Coins zur Antike passen, wir haben uns nämlich für Coins in Form von römischen Münzen entschieden. Hier wird es übrigens keine limitierte Edition geben, jeder kann die Coin kaufen, die ihm am besten gefällt.

Römercoin

Eine weitere Aufgabe besteht in der Weiterentwicklung unserer Software, welche von unseren IT-Spezialisten bewältigt wird. Auch die Kontakte und Anmeldungen zu den Händlern müssen gepflegt werden. Bis jetzt haben die gleichen Shops wie im letzten Jahr zugesagt, was uns sehr freut. Und wir haben auch schon Anfragen von neuen Shops.

Ja und dann sind wir natürlich dabei, die einzelnen Event-Highlights zu organisieren.

Shirts

Werden Hotels und Appartements in der Region ausreichen? Gibt es Campingplätze in der Nähe?

Es gibt genügend wunderschöne Hotels, Pensionen, Appartements und Campingplätze in der nahen Umgebung, so dass alle Besucher versorgt sein. In unmittelbarer Nähe steht es auch ein Wohnmobil-Stellplatz zur Verfügung und um das Eventgelände selbst sind ausreichend kostenfreie Parkplätze vorhanden.

Zum Thema „Übernachtungen“ wird es in kürze ein Informationsseite auf unserer Homepage geben.

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Was ist das ganz Besondere, welches diese Event von anderen unterscheiden wird?

Die GeoXantike wird vor allem ein Event für Familien sein. Nicht, dass für abenteuerlustige Cacher nicht gesorgt sein wird, denn wir werden die ganze Region um Xanten mit verschiedenen Cachearten bestücken, wobei wir den Schwerpunkt auf Qualität und Abwechslung legen werden, so dass für jeden etwas dabei ist.

Natürlich werden wir dem Thema entsprechend Römerspiele wie Pilumwerfen und Wagenrennen(es gibt dort ein spezielles römisches Spielehaus) anbieten aber auch  interessante Workshops und Präsentationen sind geplant. Auch werden unsere Lab-Caches, die nach englischem Vorbild organisiert sein werden und die Wherigoes themenorientiert sein und uns in die Welt der Römer entführen. Es wird auch wieder die Möglichkeit geben, im Vorfeld Fahrräder zu buchen, so dass man die verschiedenen Cacherunden und Sehenswürdigkeiten der Region gut erreichen kann.

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Für Kinder planen wir jedoch ein ganz besonders tolles Highlight: sie dürfen den Tag in einem Römerlager verbringen. Dort erfahren die Kinder handelnd, wie das Leben der Römer war, und können selbst dabei aktiv werden. Wir wollen ein einzigartiges Wochenende für Familien bieten und vor allem Kinder in die Natur , weg von ihren Spielkonsolen und PC´s locken.

Zur Finanzierung diese Projekts werden wir demnächst eine Sponsorencoin anbieten. Diese wird es in drei Auflagen geben: XLE 75, LE 150 und RE.

Die Preise werden gestaffelt sein, so dass mit dem Verkauf dieser Coins die „Römergruppe“ für das Kinderangebot finanziert werden kann. Die unlimitierte Coin ist eine relativ günstige Kindercoin, denn die Eltern sollen die Möglichkeit haben, auch für ihre Kinder eine eigene Coin als Erinnerung an das Event erwerben zu können.

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Der Verkauf der Coins ermöglicht ausserdem die kostenlose Teilnahme der Kinder an unserer geplanten Abendüberraschung.

Übrigens ist der Eintritt für das MEGA für alle Kinder und Jugendliche unter 18 Jahre kostenlos. Schön ist natürlich auch, dass neben einer leckeren Bewirtung auf dem Eventgelände die Möglichkeit besteht, auf den Wiesen mit mitgebrachter Verpflegung ein eigenes Picknick zu veranstalten.

Als Hundebesitzer sind wir natürlich auf froh, dass Hund auf das Eventgelände mitgebracht werden können.

 Welche „Rahmenevents“ werden das MEGA begleiten?

Bereits am Mittwoch werden die ersten Willkommen-Events angeboten. Am Donnerstag gibt es dann ein erstes offizielles Vor-Event vom CacherTeamGeldern. Angedacht ist ein Picknick an der Xantener Südsee.

Am Freitagabend werden wir ein „Meet& Greet“ im Amphitheater veranstalten. Für den Sonntag ist etwas ganz Besonderes geplant, bei welchem uns die „Therapiegruppe“ (Freunde des Cacherteams Geldern) unterstützt: Sternenevents. Das bedeutet, dass wir sozusagen in sternenförmigen Abständen zum Haupteventort Events anbieten werden, die bei der Heimfahrt in verschiedene Richtungen liegen werden. So werden beispielsweise Events gegenüber des legendären „The Rock“, im größten Binnenhafen Deutschlands in Duisburg und auch beim Spargelhof in Walbeck angeboten. Dies sind nur 3 von zehn geplanten Events.

Nachdem ihr letztes Jahr bereits „ein Event weiter“ wart, möchte ich zum Abschluss die Frage stellen: habt ihr schon wieder etwas Weiteres in Planung?

Ja allerdings. Nach der GeoXantike werden wir das MEGA am Meer genießen und freuen uns schon riesig darauf.

Vielen Dank liebe Heike und Uli für euren Besuch und das interessante Interview! Ich wünsche euch und dem gesamten Orga-Team weiterhin viel Freude und wenig Stress bei den Vorbereitungen!

Diese Woche wurden bereits 3.000 Teilnehmer registriert! Und das bereits zwei Monate nach Veröffentlichung des Listings. Wen wundert dies nach den Erfolgen in Geldern?

Ich bin sehr gespannt und voller Vorfreude auf die GeoXantike am schönen Nierderrhein und bin mir sicher, dass uns in Xanten wieder etwas ganz Besonderes erwarten wird.

Meine Unterkunft ist schon lange gebucht! Und eure?

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1 Antwort

  1. webmicha sagt:

    Von allen bisher angekündigten MEGA-Events 2015 ist das hier das, welches mich am meisten interessiert. Die Lokation und das Konzept überzeugen mich derart, dass ich zum allerersten Mal überhaupt eine Eventteilnahme in so weiter Zukunft , 8 Monate im Voraus, plane und auch schon eine Unterkunft gebucht habe. Da die Gegend da oben generell interessant ist, und außerdem Pfingstferien sind, werden wohl eine ganze Woche dort verbringen 🙂

    Die FeWos in Xanten sind übrigens schon fast alle weg, wer von weiter weg kommt sollte sich wirklich jetzt schon um eine Unterkunft bemühen.