GeoXantike: Hinter den Kulissen

Familienevent

Eine gute Woche ist es jetzt her, dass sich im Archäolgischen Park Xanten die bisher weltweit größte Anzahl Geocacher zu einem geradezu GIGAntischen Event versammelte. Angelockt durch  attraktive Angebote, fanden sich hier so viele Familien mit Kindern ein, wie sie noch bei keinem anderen Event zu sehen waren.

Wie gut, dass sich das Getümmel auf einem großen Areal verteilen konnte, so dass niemals das Gefühl eines Gedränges aufkam.

Tolle Leistung des Orga-Teams

Ein Event dieser Größe ist jedoch nur mit einem riesengroßen Aufwand zu organisieren und zu bewältigen. Das 16-köpfige Orga-Team hat bereits im letzten Jahr bei Tipi Tipi Tap unter Beweis gestellt, dass es in der Lage ist, im Team eine solche Herausforderung zu bewältigen.

Fast wöchentliche Orga-Treffen, Erledigen der dort übertragenen Aufgaben, monatelange Überlegungen und Planungen gipfelten dann am Evenwochende in fast fünftägigem Dauerdienst – als ob es nicht genug gewesen wäre, dass die voran gegangenen Wochenenden mit Taschenpacken verbracht wurden.

Die Mitglieder des Orga-Teams, erkennbar an ihren roten Shirts und Walkie-Talkies, haben hier auf jeden Fall Enormes geleistet.

Helferdienste

Ohne die freundliche Hilfe der 250 Geocacher, die jeweils ca. vier Stunden im Dienst waren, wäre ein solches Event gar nicht stemmbar gewesen- mindestens 1000 Helferstunden kamen in Xanten zusammen.

Händler-Meile

Was wäre ein solches Event ohne eine interessante Shop-Meile? Ich durfte Janina H., die für die Händler zuständig war, am Samstagmorgen begleiten, so dass ich das Treiben beim Aufbau der Shop-Zelte miterleben konnte.

Während im Orga-Zelt Brötchen geschmiert und Kaffee gekocht wurde (damit wurden hier nämlich die Händler bewirtet), traf ab 6.30 Uhr eine lange Autoschlange ein und über 40 Händler luden ihre Waren aus, bauten Zelte und Pavillons auf und dekorierten diese. Dank des nächtlichen Unwetters mussten einige hier leider doppelt am Werk sein, denn die bereits am Vorabend errichteten Pavillons hatten in der Nacht wegen Sturm wieder abgebaut werden müssen.

Ich komme ins Gespräch mit Stefanie und Tobias Lorenz von Cacher’s World, Claudia Siebauer von mygeocoin, und Daniel Milkow von  LostPlaces4theKingz. Nachdem ich beobachten konnte, dass nahezu alle Shopinhaber ohne Pause hinter ihren Verkaufstischen standen, fragte ich mich, was ein Event für sie eigentlich so attraktiv macht.

Netterweise haben mir die drei einen kleinen Fragebogen ausgefüllt , die Ergebnisse möchte ich hier zeigen.

Händlerbefragung

Wie lange war eure Anfahrt nach Xanten (Zeit/km)?

Tobias: 6 Stunden, ca. 600 km

Claudia: Gute 600km, Anfahrtzeit hat sich aber deutlich verlängert, weil wir noch den Tagebau Garzweiler besichtigt haben (das sollte JEDER mal gesehen haben).

Daniel: Gefahren sind wir mit Pausen zirka 6 Stunden für 500 Kilometer

 Wie lange braucht ihr für’s Auto packen, Shop aufbauen etc.?

 Tobias: Auto packen: ca. 3 Stunden, Aufbauen (2x) ca. 2,5 Stunden

Claudia: Coins & Co vorbereiten geht schon Wochen im Voraus los. Auto packen 3 Stunden, Shop aufbauen ebenfalls 2-3 Stunden

Daniel: Das Packen des Autos dauert meist im Schnitt so zirka 1h. Die Vorbereitungen mit Ware beschriften und Preisschilder drucken und laminieren 1 Woche vorher sind dagegen zeitraubend. Zum Aufbauen des Pavillons und für das Bestücken mit Ware brauchen wir zu fünft meist 2h

Wie viele Übernachtungen habt ihr gebucht?

Tobias: 2

Claudia: Wir waren 4 Nächte in einer Ferienwohnung und haben neben dem Event auch noch privat die tolle Umgebung und zahlreiche Caches genossen. Hatten sogar die Fahrräder mit.

Daniel: Übernachtungen waren es 2 für jeweils 5 Personen. Anreise Freitag und Abreise Sonntag.

Wie viele Pausen habt ihr an einem Eventtag?

Tobias: Pausen?

Claudia: Pausen?

Daniel:  Am Verkaufsstand konnten wir uns abwechseln

Wie viele Events verkraftet ihr im Jahr?

Tobias: 5-10

Claudia: Nicht mehr als 2 Megas + 1 kleines Event, dafür bin ich zu sehr „Coinlädchen“ und zu wenig „Coingroßlager“ 😉

Daniel: Geplant sind 5 Events in diesem Jahr. Mainz, Xanten, Bremerhaven, MegaPhone4 und Lost in MV2. Dazu ein kleineres Event in Hildesheim am Freitag vor Bremerhaven und unser eigener Stammtisch im Oktober. Das muss ausreichen und mehr ist für uns nicht machbar.

Persönliche Stellungnahme zu Events und Xanten (macht es Spaß, ist es anstrengend, lohnt es sich überhaupt finanziell)?

Tobias: GC Events machen immer großen Spaß. Es gefällt uns sehr, all die Cacher zu treffen und neue und alte Bekannte wieder zu sehen. Anstrengend ist es allemal aber das positive Feedback motiviert uns immer wieder aufs neue. Der finanzielle Aspekt steht dabei nicht unbedingt an erster Stelle. Wir wollen präsent und vor Ort sein und den Cachern positiv im Gedächnis bleiben – ein Draufzahlgeschäft ist es dennoch meistens nicht.

Was das Team in Xanten angeht, ist es eine der nettesten Orgas überhaupt. Die Organisation war durch und durch professionell.

Claudia: Ich hab mir noch nicht die Mühe gemacht und den Umsatz auf Events auf aufgewendete Stunden umgerechnet. Ich denke, es lohnt sich natürlich finanziell, aber noch viel mehr lohnt es sich, generell mit dabei zu sein. Endlich Gesichter den Namen zuordnen zu können, die schon lange Jahre im Shop bestellen, das finde ich toll!

Wir wechseln Eventbesuche gerne zwischen privat und „geschäftlich“, sind selber einfach gerne privat auf Events um dort Freunde zu treffen, die am anderen Ende Deutschlands wohnen. Mit Stand hat man immer viel zu wenig Zeit 😉

Fazit: ja, es lohnt sich

Daniel: Spaß macht uns jedes Event weil wir den persönlichen Kontakt zu den Leuten absolut mögen und gerne das Feedback der Leute hören. Finanziell rechnet es sich zumindest bei uns nur mit jeweils neuen Coins und ohne diese würden wir den Aufwand nicht betreiben, weil es sich dann für uns nicht rechnen würde. Kosten der An- und Abreise zzgl. Hotel- und Spritkosten, dazu Verpflegung und Standmieten sind mal locker 1000€ und mit einem Shirt-Verkauf nicht zu stemmen.

Fazit

Schaut man hinter die Kulissen, wird einem klar, welch enorme Leistungen vieler Menschen hinter einem solchen Event stecken. Ideenreichtum und Kreativität, Durchhaltevermögen, faire und transparente Zusammenarbeit, Hilfsbereitschaft einzelner und der Gemeinschaft sind erforderlich um ein Event dieser Größe zu einem für alle Beteiligten gelungenen und unvergesslichen Erlebnis werden zu lassen.

Ein herzliches Dankeschön geht an das Cacherteam Geldern, welches in Xanten Vorbildliches geleistet hat!

Wie schön, dass der Gedanke der Hilfsbereitschaft weiter getragen wird: sieht man doch Heike Elter, die gerne aus den Erfahrungen anderer Orga-Teams  lernte und deren Vision der GeoXantike in Xanten Erfüllung fand,  als Unterstützende des  Orga-Team des nächsten Project-Events  “Glück auf” . So soll es sein!

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